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新年会の準備は?当日はどうすすめれば良い?

   

宴会の幹事は、大変で嫌なこともありますが
幹事を上手くこなすことで、上司に認められ
宴会の進め方で、予算の管理方法や仕事の手際、企画能力など
ビジネススキルの高さもアピールできるのです
幹事で成功することは出世への近道となリますよ!

そんな社会人にとって重要な宴会で失敗しないために
幹事のすすめ方などまとめました。

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新年会の準備

まずは、幹事経験者に教えてもらいましょう!
一から幹事をするのは大変です、過去のトラブル対処法など
情報を聞いておくのは大事です、幹事経験者に味方になってもらい
準備を始めましょう

新年会の幹事の準備のポイントは…

・日程の調整
・予算を決める
・会場の確保
・料理や飲み物の予約
・進行予定表
・参加人数の確認

日程の調整

候補日をいくつかあげて、メールをしてなるべくたくさんの人が参加できる日を決めます
前年度を参考にすると良いかもしれません

予算を締める

1人当たりの料金の上限を決めます
余興の道具や、プレゼントを用意するなら、
1人当たりに上乗せする金額も出しておきます

会場の確保

新年会シーズンになってしまうと、店はどこも予約でいっぱいです
年が明けてからでは遅いかもしれません
年末に決めておくといいですね

料理や飲み物の予約

メニューは忘年会と違うメニューにしましょう
時間があれば、実際にお店に行き、店の雰囲気や接客を見ておくのも良いかもしれません
予約ができれば内容をまとめておきます

予約日/店名/所在地/TEL/予約名/人数/予算/予約内容/キャンセル可能日/料理メニュー
必ず予約内容は確認し、間違いのないようにしましょう

進行予定表

新年会の進行予定表を作ります

参加者人数の確認

参加者の人数を確認する際は、メールか回覧で作成し、早めに確認しましょう
人数はお店を予約する際にも必要ですよ

新年会の当日

・まず宴会が何の会かを説明します

新年会や歓迎会など、どんな目的なのかを説明し、みんなの気持ちを1つにします

「ただ今から、株式会社○○○○の新年会を始めたいと思います、
本日司会・幹事をやらせていただきます○○です、宜しくお願いします」

・料理・飲み物の説明、注意事項を伝えます

料理の内容、単品注文の可・不可、終了時間などを伝えます

「今日の料理は、○○コースです、120分の飲み放題制で、終了時間は21時になっています」

・メイン人物の紹介

歓迎会や送迎会であれば、その方を紹介し、主役を明確にします

「本日の主役の○○さんです、○○さんより一言挨拶を頂きます」

・乾杯の挨拶

上司の方に冒頭の挨拶をしてもらいます
それから乾杯です
乾杯の挨拶は手短にしましょう

「株式会社○○○○の、さらなる発展と、皆さんのご健勝をお祈りしまして、乾杯!」

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・進行の上手なやり方

ペアで司会をすると、お互いにフォローや掛け合いで、楽しく進行できます
会場全体に気を配り、飲み過ぎている人はいないか、お酒や料理は行き渡っているかなど
細部に目を配り、楽しい飲み会にします
楽しいからと言って、自分が飲みすぎるのはNGですよ
時間を意識しながら、余興がある場合はその場の雰囲気や終了時間も考えて対応しましょう

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・締めの挨拶

締めの挨拶は、終了時間の10~15分前に行います
感想を交えながら、簡単に話し
最後は一本締めで締めましょう

文例

【社外】

株式会社○○
○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○○○の○○です。

このたび弊社では、以下のとおり、毎年恒例の
新年会を開催いたします。
ぜひご参加いただきたくお願い申し上げます。

■日 時:
○月○日(○) 18時から20時
※受付は、17:30より開始いたします。

■場 所:
○○ホテル 5階 「△△△△」
(URL:http://www.*******.*** )

最寄り駅:□□□駅 ○番改札から直結
住所:東京都○○区○○町3-4-5
tel:○○-○○○○-○○○○

■ご出欠について:
ご出欠のお返事につきましては、以下の該当箇所をご記入の上
○月○日(○)までにご返信ください。

※以下のいずれかに○をつけてご返信をお願いします。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

ご出席【  】

ご欠席【  】

代理の方のご参加の場合は、
その方のお名前 →【       様 】

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

昨年ご縁を頂戴いたしました◇◇◇◇様には、
ぜひ日頃のお礼ならびに新年のご挨拶をさせていただきたいと
思っております。

◇◇様のお越しを、社員一同心よりお待ちいたしております。

ご多用の折恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————-
署名

—————————————————-

【社内】

毎日お仕事お疲れ様です。
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、新年会の日時が下記の通り決まりましたのでご連絡申し上げます。
今回の幹事は○○が行いますのでよろしくお願いします。

1. 日時  ○月○日(金) 19:00~

2. ○○ホテル 5階 「△△△△」
(URL:http://www.*******.*** )

最寄り駅:□□□駅 ○番改札から直結
住所:東京都○○区○○町3-4-5
tel:○○-○○○○-○○○○

3. 参加費 男性 4,000円 女性 @3,000円
当日集金します。
原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。

当日の出欠については、このメールの返信にて、
12月15日までに ○○あてお知らせください。
件名を変えずに送信お願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

—————————————————-
署名

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まとめ

飲み会が苦手という人は、会話のネタを探したり、
大勢の人がいる場所に長時間いること自体が苦手という人がほとんど。

つまり、ダラダラした忘年会だと、苦痛を感じてしまいます。
「歓談と会食」の時間が注意です。
早めに余興に入るなり、スムーズな流れのために計画を入れます
また、お開きの時間も早めに設定して、もっと飲みたい人には二次会の出席を勧めるなどして、
飲み会が苦手な人のために配慮を示してあげてください。

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