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送別会の準備、流れ、喜ばれるプレゼントとは?

   

送別会というものは、幹事が考えた内容と、
司会の進行によって、まったく変わってくると思います。
送別会は、別れを惜しみながらも新たな出発とこれからの前途を祝す大事な会ですので、
良いスタートをきれるような素敵な送別会にしたいですね。

そんな送別会の、準備、全体のながれ、喜ばれるプレゼントなどをまとめました。

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送別会の準備

1.退職、転出する人 を確認する

・定年退職・中途退職・転出していく社員の、氏名、性別、業務や部署、人数を確認します。
・退社日(退職日)や、異動日も確認します。

2.日時を決める

・送別会の日は、なるべく最後の出社日に行なうのが良いです。
・主役の都合を最優先することはもちろんですが、業務上で支障が出ない日、上司が出席できる日、多くの人が参加できる日、などを考えて日付を決めます。

3.会場を決める

送別会の場合、送り出す人の部署や役職によって参加する人数が変わってきます。
幹事になったら、あらかじめ参加人数を早めに確認し、お店を予約しないといけません。

特に、 休日前の金曜日は、一般的にも忙しい時期なので、 予約が難しくなりまので、早めに確認が必要です 

予約時に確認したいのが、飲み放題プランがあるかどうか、個室かどうか、という点です
飲み物は各自が自由に、飲めるプランにしておくのが良いですし
個室だと、盛り上がっても周りに迷惑をかけずに済みます。

予算、料理の種類、職場でよく行く所、昨年の送別会で利用した場所…などを考慮して決めます。

4. 予算を決める

・参加者負担か、費用は会社負担か…
・男と女の金額設定を同額にするかどうか…

5.挨拶・スピーチを依頼する

・人選には気をつけます。
・特に決まりがあるわけではありませんが、
一般的に、主役が所属していた部署の上司が挨拶を述べるのが、一般的です。

言葉は短くても構いませんので、主役が所属していた部署で、一番立場が上にあたる人,業務上、主役とのかかわりが最も多かった人、
または主役の業務を引き継ぐ人にも、できれば挨拶をお願いしたいものです。

6.記念品や花束の贈呈を依頼する

・花束贈呈を行なう場合は、
花束を渡す役割は女子社員に一任するのが良いでしょう。

サプライズで花束の贈呈する場合には
主役に見つからないようにしておく必要がありますね。

・定年退職で贈る、記念品は、参加する人の中で最も上の地位にある人から手渡します。感謝状もじ様です。
・花束や記念品は予算を決め、あらかじめ用意しておきます。

7.その他の準備

・送別会の案内状または案内通知を用意します。
案内状により、出欠をたずねたり、 日時、場所(地図)、会費などを知らせます。
・送別会の案内状は、メール、回覧用の書面などがあります。

ちなみに、送られる側には、案内状ではなく「招待状」を送ります。
 招待される人には、間違っても、参加費用を請求しないように気をつけてくださいね。 

送別会の流れ

幹事・司会・挨拶などの担当者は、きちんと打ち合わせをして
心に残る送別会にしましょう。

司会者は進行役なので、重要です
挨拶時の注意する点は、スピーチは1分くらいにし
自分自身の言葉で、正直な気持ちを伝え、要点は正確に伝えることです。

1.開始の挨拶

「それでは、これから◯◯さんの送別会を始めたいと思います。
本日、この会の司会進行を務めさせていただきます◯◯です。どうぞ宜しくお願い致します」

3.乾杯の挨拶

「これより、乾杯に移りたいと思います、○○様乾杯の音頭をお願い致します。
みなさん、グラスをご用意ください」

4.食事&歓談

「お食事も出てきましたので、しばらくご歓談下さい。」

5.送る側代表の挨拶

「さて、◯◯さんはこの度、異動になりました。ここではぜひ、、▽▽さんよりご挨拶をお願いします。」

6.プレゼント・花束進呈

「▽▽さん、ありがとうございました。続きまして、(会社名・部署名など)一同より、○○さんへプレゼントを用意しました、お願いします。」

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7.退職者の挨拶

「それでは◯◯さん、一言お願いいたします」

8.締めの挨拶

「最後に締めの挨拶を、◯◯様お願いいたします。」

9.閉会の挨拶

「これをもちまして、◯◯さんの送別会を終わります。ご参加ありがとうございました。皆さん気をつけてお帰りください。お疲れ様でした。」

会場の雰囲気や開催する規模にもよりますが、大体の流れはこれで大丈夫です。
自信を持って、幹事・司会を引き受けてくださいね。

喜ばれるプレゼント

1.寄せ書き

昔からの定番、「寄せ書き」は、良い思い出になるものです。
送り出す人宛てに、たくさんの方々からメッセージを書いてもらいます。
良い思い出の品になりますし、見るたびに、そこで過ごした事を思い出します。

感謝の言葉を、相手に合わせて考え、一緒に仕事ができて良かったという気持ちを伝えましょう。

2.名前入りの物

毎日使うもので、名前が入っていると便利だな…と思う品に、
名前を入れて、プレゼントしてあげましょう。

例えば、本を読む方なら、ブックカバーやブックマーカー
そのほかには、湯飲みやマグカップ、筆記用具、ハンカチ…

自分では、名前入りなどはあまり買うことがないと思うので、思い出の品として喜ばれます。

ビジネスマンの方の送別の品なら、ボールペンやネクタイがオススメ。
ボールペンやネクタイは必ず使うものなので、新しい土地で使う時にやる気が出そうです。

涙は見せず、笑顔で送り出したい時には、面白グッズを贈るというのも良いですよね。
きっと喜んでくれますよ。

3.フラワーギフト

花束は女性を幸せな気分にします。
家庭がある男性なら、家族の方にも喜ばれるはず。
大きな花束にも良いですが、インテリアになるプリザーブドフラワーも喜ばれます。
何時までも綺麗な花は良いですよね。

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5.お酒

お酒好きの方なら、焼酎、ワイン、ビールなどのお酒のギフトが良いですね。
インターネットで、ボトルに名入れをすることもできるので、
お酒の種類によっては、長く置いてもらえるかもしれませんね。
また、ビール券なども、そのまま使えて喜ばれますよ。

6.お茶

お酒を飲まない方には、お茶・紅茶・コーヒーのギフトがあります。
自分では普段買わないような少しお高めの物はうれしいものです。

7.グルメギフト

食べるのが好きな方には、美味しいスイーツ・お肉などのグルメギフトが喜ばれるかも。
家庭がある方であれば、きっと家族みんなで楽しんでもらえます。

全国色々とグルメギフトがあるので、良いなと思う品を探してお取り寄せしてください。

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8.旅行券

お疲れ様、という気持ちを込めて、旅行券を贈るのも喜ばれます。
出かけるのが趣味とか、旅行好きな方なら、きっと喜んでもらえますよね。

相手に喜んでもらえるプレゼントを選ぶコツは、
趣味に合う品物を探して、贈ること。

長い付き合いであれば、好みは知ってるでしょうし
わからない場合は、その人を良く知る人に聞き、教えてもらいましょう。

そして心のこもったメッセージや寄せ書き…

プレゼントに添えて、一緒に贈ると喜ばれます。
思い出に残る送別会にしてあげてくださいね。

まとめ

送別会の進行は難しそうですけど、上記にそって進めれば、
問題なく送別会をすすめることができると思います。

送られる方にとっては、思い出になる最後の1日・・・
喜んでもらえる様な、心に残る様な送別会にしたいですね。

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